在办公室业务培训会上的讲稿 1
《现代汉语词典》中将协调解释为“使配合得适当”。说得通俗一点，协调就是运筹，协调就是公关，协调就是化解矛盾。机关业务部门多，领导层次多，对上对下的联系多，机关干部办文、办会、办事，都有个协调问题，协调是必备素质之一。有人做过这样一个形象的比喻：协调是杠杆，能够增大工作动力；协调是润滑油，可以减少工作阻力；协调是催化剂，能够提高工作效率；协调是黏合剂，能够增强团队凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好协调，各有各的高招和道道，所处环境不同、层次不同，办法也不尽相同。在工作实践中，应注意把握这么几条。
一、及时明确任务要求 一般情况下，领导在交代任务的同时，会对有关协调方面的工作提出明确要求，但在交代时不会每次都讲得很具体，有时比较原则，特别是对一些协调过程中的细节问题，也可能不一次性涉及，往往会随着工作的深入逐步提出来。因此，作为机关工作人员来讲，就有一个进一步理解任务、消化指示、把握标准的问题。对领导提出的标准要求要逐字逐句地研究思考，对一些特殊要求，特别是蕴含在指示中的基本意图、指向性和最终目的，一定要准确理解领会，否则在工作中就会出现偏差。这里需要提出的是，往往有个误区，有的同志比较强调自己的主观愿望，认为好心一定能办出好事来，就是出些差错领导也会原谅的，其实不然，一旦出现了问题，首要的决不会看你的愿望如何，这大概也是一些同志有时受到领导批评还感觉委屈的主要原因。因此，搞好工作协调，应当具有良好的愿望加上科学的思维和一定的协调能力，才能把好事办好。某机关一位领导到一个下级单位检查工作，由秘书科孙科长负责搞好协调。为了使领导有面子，孙科长擅自要求受检单位两位领导和有关部门领导到机场迎接，房间内摆放了鲜花，还购买了纪念品，安排的饭菜也很奢侈。领导一看到这阵势，很不高兴，责问受检单位领导为什么顶风、违纪、搞形式主义，当得知是孙科长的授意安排时，立即火冒三丈，把孙科长狠狠批了一顿，命令他立即作出书面检查，不久，孙科长被调离机关。
二、主动适应协调对象 所谓协调，不管是什么样的工作，说到底是人与人之间的协调。对协调对象把握得怎么样，结果是不一样的。如果用一个模式、一种方法、一个节奏来搞协调，就难以达到预期效果。这里说把握协调对象，并不是指那种看风使舵式的，也不是按照自己的标准来分个三六九等，更不是以自己的好恶来作取舍，而是根据协调对象的自身特点、传统做法、相互关系、地位作用等情况，选择最恰当的方式和办法，提高工作协调的成效。平时协调处理工作，涉及其他部门、其他单位掌管的业务，都要事先与之协商，取得一致意见后，再呈报审批。当对方提出不同意见时，要耐心听取，认真研究，甚至调整或改变自己的方案。如果对方完全不同意，或者意识到根本行不通时，则应放弃自己的意见，另外研究其他办法。尤其要注意，凡是几个部门意见尚未统一时，一般不要上报审批，不能把矛盾上交。机关部门领导也不要轻易将几个部门意见相左的议题提交办公会，以免议而不决，决而不行。某机关理研室负责筹备部里理论骨干培训班，其中起草领导讲话材料这项工作，需要办公室的支持帮助。按传统做法，事前应先征求办公室的意见，在协商一致的情况下，再向部领导呈报培训班方案。由于理研室没有事先征求办公室的意见就上了件，把办公室的两个人分在了材料组，部领导签批后，理研室到办公室要人帮忙，结果碰了钉子，办公室以工作太忙、抽不出来人为由，拒绝了理研室的要求。结果理研室抽人这件事做成了“夹生饭”，弄得很尴尬。这就是协调的方式方法出了问题，主要原因是不按机关规矩来办事，事前不商量，以领导压人，把工作强加到别人头上，这是机关工作最忌讳的事情，机关干部一定要注意这个问题。
三、随时掌握情况变化 机关的同志都知道，协调工作从来没有一次就完事的，这也是符合规律的，尤其是涉及上级领导和本级领导的活动，“变”是绝对的，“不变”是相对的。从某个角度讲，能不能及时准确地掌握变化了的情况，既是协调工作成败的前提和基础，也是很关键的因素。实践中，有些变化了的情况，领导会告诉你，有些变化了的情况，则需要你去向领导及时报告，并提出调整协调工作的意见建议。也可以说，你对变化的情况掌握得越早越及时，工作就越主动，否则，可能会给领导造成被动，甚至不可挽回、难以弥补。因此，当最初的协调方案领导同意后，要做到“案”定思考不停，反复地想一想还有哪些因素考虑不够充分，还会出现哪些由不确定因素造成的后果，究竟有几套方案比较可行，等等，做到有备无患，随时从容应对突发情况。有一天，某机关的张秘书，根据副市长指示，分别通知了有关领导下午 4 时开会，部署安全生产工作。下午 2 时 30 分，副市长突然打电话告诉他，因下午 4 时另外有一个活动，会议提前到下午 3 时召开。张秘书赶紧把参加会议的人员重新通知了一遍，唯独忘记告诉拿钥匙的人了，结果与会人员要进会议室时门还锁着，到处找这个人也没找到，弄得与会人员很有意见，副市长很不高兴，狠狠批评了张秘书一顿。这就是对工作想得不细，考虑不周，对突然变化了的情况没有应对好。
四、坚决说好该说的话 语言是协调的重要媒介和基本载体。工作协调能否顺利进行取得成功，讲究语言艺术很重要。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要，完整表达自己的意图，又能使对方入心入耳入脑，使其愉快地接受协调。说话人人都会，但能知道什么场合该说、什么场合不该说，而且能够把该说的说好、把不该说的憋住，是很不容易的，值得每位机关干部用心体会，下功夫历练。机关干部向领导报告情况、通知事情、协调活动比较多，更要注意语言修养，提高说话的艺术。话到嘴边要掂量，想好再说也无妨，拿捏不准的话可以少说、慢说或不说；要多一些换位思考，话出口要想到听者的感受，防止说者无心听者有意而祸从口出。有一次，某省委组织部副部长到一个县召开座谈会，会上，市领导问县委组织部的一个副部长：“最近工作怎么样啊？”这位副部长随口答道：“副部长是个闲职，能干成啥事？”这句话把在座的四级副部长“一网打尽”，气氛一下子就变得尴尬起来。省委组织部副部长马上说这个县委组织部副部长一句：“副部长需要协助部长干成的事很多，怎么能是一个闲职呢？你肯定没有尽到应尽的职责，好好反思反思吧。”机关干部还要注意观察分析每位领导的性格特点，并据此把握说话的要领，防止话不投机半句多。另外，要善于选择说话的时机，多一些临机处置，少一些照本宣科和千篇一律，多一些“雪中送炭”和“雨中递伞”，切忌“火中取栗”和“火上浇油”；要注意态度，慎用指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示，转达领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要注意语言平和，态度随和。在说好该说的话的同时，机关干部还要时刻牢记，不该说的话坚决不说，要“守口如瓶”，始终给嘴巴安一把“保密锁”，决不因多知道一些内部情况去炫耀，传播小道消息，更不得随便议论领导工作上的事情，特别是不能扩散领导中的意见分歧。
五、相互支持、与人为善 机关是一个协作的群体，同志之间、部门之间一定要相互支持、相互配合。看起来各个部门各管一摊，实际上工作都是互相联系的，都是为了单位建设。从这个目标出发，一定要团结协作。要少扯皮，少推诿，多帮忙，同志之间要互相提携，拾遗补阙，只要有精力，尽量伸出援助之手。部门之间，有些工作是交叉的，分不那么清楚，有些工作要几个部门一起来做，只要有力量，就主动多承担一些。如果你推给我，我推给你，吃苦的事交给别人，得利的事揽给自己；当着领导都接受，背着领导都推掉，是最影响关系的。某机关有一个局牵头筹备一个会议，把购买物品、安排住宿、餐饮、签到等容易办的事情留给了自己做，而把起草领导讲话、修改典型发言一类的重活累活全都推给了别的部门。由于安排的工作不公平、不合理，在协调会上，几个局长意见很大，与这个牵头局长争吵起来，一致表示，不能这样分配工作，应当把轻活、重活安排科学，牵头局应带头承担材料起草工作，不能只挑轻活干。部门间还有一个相互服务的问题，相互支持既有利于别人，也有利于自己，最终是有利于工作。无论哪个部门，无论它自身多么强，各方面的关系处理不好，也会四处碰壁，也难以顺顺当当地办成几件事情。还有就是对同志、对上级都应本着维护的态度、理解的态度，真心实意地希望自己的同志和领导能够工作得很好，发展得很好。如果嫉贤妒能，生怕人家过得比自己好，这个关系就难处了。这方面一定要注意多宣传别人的好处、优点，好话不仅讲在当面，而且讲在背后，特别不要背后议论人家的短处。再就是要多一点理解。人人都需要理解，也能够被人理解。理解不是讲的弄清是非，而是善于去体察是非背后的合乎人情事理的原因，原因清楚了，就容易宽容对方了。
六、做到快准细严实 有的时候领导交代一些工作的时候，表面上声音不大、要求不急，只是寥寥数语，有时甚至看起来有些轻描淡写。但作为机关工作人员，决不能因此自我减轻压力、降低标准、放松要求。机关工作无小事，有时一个座位排得不妥、一个文件传阅的顺序不对、一个通知拿捏得不准、一次车辆调度得不够到位等等，都可能带来不可小视的影响。要减少和杜绝差错，有“五个字”始终不能忘。即“快”，就是要有很强的时间观念，做到话音一落就行动，反应要快，快速思考对策、拿出方案；动作要快，在最短时间内进入实质性操作；情况反馈要快，及时请示汇报进展情况和过程中出现的矛盾问题。如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，往往会事倍功半，把简单的事情办得复杂化，把一件事拖成两件或多件。“准”，就是要做到掌握情况准确无误，汇报情况实事求是，请示和答复问题要言之有据，不说没有依据的话，不说没有经过核实的话。“细”，就是胆大心细，关注细节，无论是什么事情，都要想周到、想具体、想细致，多问几个为什么，多设想几套方案，多搞几遍推演，多深入一线，多来几个“回头看”，尽量避免使用“大概”“也许”“可能”等模糊概念，应尽量去除“上有领导把关，下有机关和基层落实，不会有啥问题”等侥幸心理，做到每一步协调都有细化的计划，都有留有余地的时间节点，都有具体的工作对象，都有明确的责任区分，使整个协调工作运作起来严丝合缝、不丢三落四。“严”，就是严密、完整，办文、办事过程要反复校对、严格把关，避免粗疏错漏；每件事办完之后要及时向领导反馈，做到件件有着落，事事有回音；要养成勤于记录的习惯，办任何事情都应有记载，以备有案可查。“实”，就是要做到态度老实，树立对工作极端负责的精神，耐得住寂寞，乐于牺牲奉献，办事不张扬，低调做人，勤勤恳恳办好每一件事；作风扎实，提倡“事必躬亲”，什么事情都要亲自看一看、试一试、跑一跑，决不能当“甩手掌柜”、搞遥控指挥；工作务实，落实到每个环节、每个部位、每个人头，确保每项工作都能落实到底到边，决不能出现虎头蛇尾、只看过程不问结果的现象。
在办公室工作人员培训会上的辅导讲稿 2
办公室是一个直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。
一、办公室工作的主要内容 随着组织所处的时期和担负中心任务的不同，办公室的工作内容也有变化，但其常规工作可以概括为以下几个方面。
一是办文工作 办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：
（1）文字工作，主要指文书、信函、稿件等的撰写，包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。
（2）文书处理和档案工作，主要指文件办理方面的工作，如文书的打印、制作、收发、运转、传递，机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。
（3）电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作，如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。
二是办会工作 办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。
三是办事工作 办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。
（1）信息工作，广义上说，党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发等，都是信息工作，收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等，也是信息工作。
（2）技术工作，主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。
（3）日常和行政事务工作，主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动等。
安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作，指为领导的个体和群体安排的各种活动，包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。办公室在安排领导活动时，要在满足工作需要的前提下尽量从简，减少领导不必要的社会性应酬活动，保证领导有足够的时间，集中精力抓好大事，搞好调查研究。
督查是办公室一项重要工作，督查是指办公室围绕单位的中心工作、重要决策和领导的重要批示，对负责承办的部门和责任人员进行督促和检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。
在党政机关还专门设立信访办公室，负责办理群众来信，接待群众来访及相关事项，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织一般不设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不设公关部的公司企业，办公室还承担公关事务。
（4）临时交办工作，在日常工作中，领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。
办公室工作综合性很强，既涉及政治方面，也涉及经济、文化方面，还可能涉及法律、法规等，需进行各方面的协调。在具体业务中，如承办文电，不论是上报还是下发，往往涉及几个部门会签或办理，需要办公室一一沟通、协商并组织落实。由此可以看出，办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。
二、办公室工作的特点 办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。
一是辅助性。办公室是为领导及整个组织提供辅助支持、服务的部门，辅助首先必须服从于领导，在工作中体现领导的意志，不可超越自己的管理权限，违背组织方针自行其是。办公室工作的辅助性主要体现在两方面：第一，全力支持组织的各项工作。这是指办公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查，必要时要调动所掌握的信息人力及物力，协助有关人员及部门完成工作。第二，就是以协助者的角色完成各项工作。办公室是协助领导层工作的机构，除领导授权外，一般它对各职能机构和各项工作的管理没有直接的指挥和监督权力，只承担协调和服务等辅助性管理工作，以协助者的角色推进领导决策的落实，不能擅作决定，自作主张。
二是事务性。办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后勤服务等，很多都是非常具体、琐碎的事务。有人认为办公室整天为别人忙，工作价值不高，但事实并非如此。首先，这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分，需要有专门的部门或人员去完成，而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公室。其次，这些工作平常似乎不引人注意，但却是基础性的工作，其价值会通过领导及其他管理人员的工作折射出来。
三是综合性。办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点，为领导的工作提供全方位的支持，因此，领导的工作目标就是办公室的工作目标，领导的工作重点就是办公室的工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作，所以办公室的工作必然是综合性、全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作，往往由办公室牵头，协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员，起组织、综合协调、督促检查等作用。
四是中枢性。办公室不同于其他职能部门，它附属于管理层，作为领导的助手，是领导的延伸，为整个组织活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理组织活动所产生的内部事务；如果没有这些工作，组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁，是组织同外界各方面联络的窗口，因此它是组织中名副其实的中枢机构。
五是机要性。办公室在工作过程中，由于离领导层较近，得知的组织消息更多更早，如有关政策的修改和人员的任免等，这些信息具有一定的机要性，并且不适宜在更大的范围内和更早的时间为一般人员所知晓，这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定的保密意识。
三、办公室的作用 办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用，包括以下四个方面。
一是参谋与助手作用 办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。办公室必须准确理解上级精神，了解和掌握本单位的实际情况，对各方面信息进行处理，为领导决策提供真实可靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定，办公室必须加强督促和检查，注意搜集各种反馈信息，供领导检验决策、调整、修正决策。
二是枢纽与心脏作用 如果把一个组织比作铁路部门，那么办公室就好比列车的编组站；如果把组织比作一个人，那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，它既存在和服从予更大的系统，又有自己相对独立又相互联系的子系统，这样就构成了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系的，实现系统中诸因素相互联系的，就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织来说，须臾不可少。
三是协调与沟通作用 一个组织内步调一致、协同前进，才能胜利完成工作任务。要做到这一点，必须不断加强组织内、外部联系，互通信息，相互理解，求得支持，统一步伐。办公室要协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系，协调办公室与其他部门的关系，协调本单位与下级领导机关的关系，协调办公室内部的关系。它还要协调领导与领导的关系，领导与群众的关系，组织内部其他部门之间的关系。通过协调，理顺关节，沟通上下左右，消除隔阂，统一认识，求得和谐。
四是形象与管家作用 办公室是组织对外形象展示的窗口，组织的精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包；一些突击性、临时性的工作均由办公室这个管家受理，其他专业部门职责范围之外的事项往往也通过办公室来协调、落实。
办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义，那就是办公室的把关作用：办公室要把好文字关，提高公文质量，削低“文山”；办公室要把好财物关，厉行节约，反对浪费，用较少的投入换来较多的产出；办公室要把好会议关，加强会议的审查，不该开的会坚决不开，能合并的会合并开，能开电话会的就不见面开，以提高工作效率；办公室还把好信息关，要对各方面信息进行精选、提炼、加工，为领导决策提供全面、真实、高质量的信息。
四、办公室人员的职业素质 “参与政务、协调事务、做好服务”的角色定位，决定了办公室工作的重要性，也决定了办公室工作人员必须具备的职业道德素养。我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公的幕友、师爷的他们可以被看作是秘书的前身，其素质备受人们重视。曾有人将对幕友、师爷的素质要求归纳为“十不”：一笔好字不错；二等才情不露；三斤酒量不吐；四季衣服不当；五子围棋不悔；六出昆剧不推；七字歪诗不迟；人张马吊不查；九品头衔不选；十分和气不俗。从这里不难看出做个称职的幕友、师爷，既要有写一笔好字、才思敏捷、记忆力强这样的技能，也要兼具琴棋书画多方面的艺术修养，还要做谦谦君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少内容在今天依然适用。
今天对办公室人员的职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能为三方面。
1.办公室人员的职业道德 所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。办公室工作人员的职业道德素养，主要有以下八个方面：
（1）良好的品格 一个人的品格对工作和生活影响很大。办公室人员应当具备良好的品格严格要求自己，克服不良习惯，主动适应工作环境来开展工作。
（2）忠于职守 忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定的岗位、职责。大而言之是忠于党、国家和人民利益；小而言之，是指忠于本单位的利益，这两者从根本上说是统一的。办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的问题，敢于诤谏，表现在对工作认真负责，及时请示、汇报手检查、总结，严格执行领导的指示，反映信息及时、准确。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥用职权。
（3）公道正派 办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。
办公室工作人员经常接触领导，与领导熟悉、关系密切。这种情况下尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜须拍马。对待来宾，不管是上级领导，还是基层群众，不论其资历高低职务大小，都要一视同仁、平等相待。切忌因人而异，亲疏有别。更不能看来头办事情，随风转。
（4）严守机密 办公室工作人员在领导身边的机会多，接触的内部文件多，参加重要会议多，接触机密多,重庆特色礼品。要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。要做到不该说的机密绝对不说；不该知道的机密不要打听；私人通信、电话不得涉及党和国家的机密；不得在不利于保密的场合谈论机密；私人笔记本不能记党和国家机密；接人互联网的电脑不能存储机密；未经领导批准，不得随身携带机密文件。
（5）讲求效率 办公室工作人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急事要马上落实。“雷厉风行”应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。
（6）恪守信用 办公室工作严谨缤密、责任重大。办公室工作人员在工作交往中应恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。
（7）善于合作 办公室工作人员工作头绪多、涉及面广，往往环环相扣，非单枪匹马所注完成。办公室工作人员要善于同他人密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。
（8）文明礼貌 办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。具体可概括为职业道德十规则，即礼貌而不居高临下,重庆工艺礼品公司；诚实而不弄虚作假；参谋而不越权行事；谦虚而不傲上凌下；谨慎而不唯唯诺诺；公正而不见风使舵；敬业而不妄自尊大；敬重而不阿诀奉承；慎言而不谈论是非；本分而不炫耀示人。
2.办公室人员的职业意识 职业意识是指在职业选择与定向过程中，对未来或已经从事的职业的认识、评价及自己相应的情感态度等心理成分的综合，它是职业道德、职业操守和职业行为等职业要素的总和。作为在领导身边工作的办公室人员，应具备的职业意识主要是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意识、合作意识和保密意识。
（1）幕后意识 幕后意识是指办公室人员应认识到办公室工作的辅助性、服务性，其工作成绩一般不会独立完整地显示出来，而是附着于单位整体工作成绩或领导的有效决策及以后的贯彻之中。在鲜花和荣誉面前，要摆正自己的位置，甘当幕后英雄，不夺领导风采，维护领导形象。
（2）保密意识 办公室人员在领导身边工作，了解本单位人事、财务或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果办公室人员保密意识不强，在一些敏感信息还没有公布于众之前提前泄露出去，会使领导处于被动地位，不利于工作的开展。办公室人员要严格遵守有关保密规定，做好文件保密、会议保密、通信保密、办公自动化设备保密。
（3）时间意识 办公室工作琐碎繁杂，办公室人员不仅要做好办公室日常事务性王作，还要接待来访宾客，为领导交办的临时性工作奔波。办公室人员要有很强的时间观念，对工作有统筹计划和安排，今日事今日毕，不能养成拖拉的习惯，提高工作效率。
（4）合作意识 办公室是一个组织或部门的枢纽和心脏,重庆会议笔记本，它担负着上传下达、内外联系、沟通协调的任务，和方方面面发生着这样那样工作上的联系。办公室人员必须具备良好的协作必态和合作精神，能帮助别人的事就不推诿，需要别人帮助或配合时应诚恳礼貌，只有这样，才能赢得别人的尊重、体谅与配合。
（5）信息意识 随着互联网的日益发展和渗透，办公室人员收集、筛选和利用信息的能力从一个侧面来说，可以反映他们工作效率的高低，证明他们工作能力的强弱。要履行好“参政议政、辅助决策”的职能，就要熟悉各种信息获取方法，了解和掌握工作各方面的相关信息。
（6）多能意识 现代社会对办公室工作人员的要求是多方面和全方位的：不仅要具备基本的办文、办会和办事能力，还要能够充当领导的参谋或“外脑”，辅助领导决策，并有较强的沟通协调能力和组织策划能力等。
3.公室人员的职业能力 办公室人员应具备的职业能力主要可从知识结构、办公能力两个方面来概括。
（1）知识结构 办公室工作综合性强，接触面广，办公室工作人员必须具有广搏的知识与合理的知识结构，才能视野开阔，工作游刃有余。
办公室人员要掌握的工作专业知识。包括秘书学、文书学、应用写作、档案管理、办公设备使用与维护、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等。
办公室人员要掌握的工作背景知识。办公室工作人员在哪一行业工作，就应学会哪一行业的专业知识。如在政府机关工作的就必须有行政管理知识；在医药部门工作的要有医药卫生知识；在农业部门工作的，就要有农业科学知识；在学校和文化团体工作，则要具有教育学、文化学等方面的知识等。
其它相关知识。相关知识是指与专业知识密切相关而又有区别的知识，学习这些知识对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。主要有：方法论知识、如系统论、信息论、控制论等；社交知识、包括人际关系学、公共关系学、礼仪学等。
（2）办公能力要求 作为办公室的主要人员，主要应具备以下一些能力：
一要有良好的写作能力。写作能力是办公室工作人员的基本功。办公室需要经常撰写各种文稿，很多单位招聘秘书的要求之一就是会写文稿及进行文件处理二秘书在起草文件时应突出重点，观点鲜明，逻辑、层次清晰；公文处理要快速及时，避免出现起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意的情况。这就要求每个工作人员不仅应具备一般的写作能力和写作技巧，而且应熟知各种应用文体的写作。
二要有良好的表达能力。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。办公室工作人员虽然很少去演说，但却要经常说话：上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，打电话要说话。说话机会如此之多，就须讲究说话艺术，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生动活泼，四要反应敏捷。
三要有良好的办事能力。能办事是办公室人员的优势所在，这主要表现在善于协调各种关系上：一是与领导关系的协调。办公室人员要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法，自觉地站在领导的立场去思考和处理问题。办公室人员办事，不能超越领导的授权范围，更不能违背领导的意图。二是领导与群众关系的协调。办公室人员是沟通领导与群众联系的桥梁，协调领导与群众的关系是办公室职责所在。三是职能部门之间的协调。办公室人员应及时地向各个部门传达领导意见，协调好各职能部门工作。此外，在某些场合办公室要代表单位进行内外关系协调，这要求办公室人员要有公关意识，善于树立良好的组织形象。
四要有良好的分析判断能力。办公室人员作为领导的参谋和助手，还需要有敏锐的思维和善于发现问题的能力，灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。主要善于综合分析，善于在错综复杂的情况下抓住问题的关键，并为领导找出解决矛盾、问题的途径。
五要有良好的社交能力。办公室工作人员在日常工作中要接触许多人，应付许多交往活动，待人接物是办公室工作的重要组成部分。因此，办公室工作人员需要了解人际交往的特点，克服人际交往的心理障碍，掌握人际交往的原则和方法,馈赠礼品。这样，才能处理好同各个方面的关系，建立起和谐融洽的工作环境。
另外，办公室工作人员还应该具备良好的心理素质，较强的学习能力、调研能力等。
办公室工作千头万绪，既要办理琐碎小事，又要处理大事、要事、争事、难事。我们要做以越是急难新重的任务，越是遇到棘手问题，尤其是处置突发事件，越要分清轻重缓急，抓住主要矛盾，泰然处之，考虑周全，内紧外松，举重若轻，稳扎稳打，妥善处理。
参与政务 管理事务 协调关系 搞好服务 ——新入职办公室人员业务培训辅导讲稿 3
办公室是一个单位的综合管理机构,具有多功能的性质，明显地有别于其他各类单位部门，具有其自身的特殊性。主要职责是“参与政务,管理事务,协调关系,搞好服务”，今天就以其主要职责为主题与大家就办公室工作作一个交流学习。
一、办公室的涵义
办公室这个词的概念，有两种涵义:一为办公的屋子、场所;二为工作机构，是党政机关、社会团体和企事业单位内设的综合部门，是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽，是领导工作的辅助性机构, 大的一般称办公厅，小的一般叫办公室。作为工作机构的办公室就是今天我们学习的重点。
二、办公室的地位和作用
在各级组织中，办公室处于中枢和要害部位，其地位和作用具体来说，主要有以下三点。
（一）中心的地位和作用
尽管办公室与其他职能部门在行政职级上是平等关系，与其他职能部门间由于工作需要而产生的协调，是一种平级间的协调，不存在谁领导谁的问题。但是，当办公室参与(或牵头)协调时，就或多或少地代表着领导的意图和要求，或者是对领导班子总的指导思想的贯彻,具有一定的权威性。
办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。党和国家的方针、政策、上级机关的指示、指令、本单位的总体安排、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个单位贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合。
办公室的中心地位扩还体现在办公室工作的多向性上。办公室的工作一般都是通过纵横交叉的网络，与上下、左右、内外各种渠道发生相应的联系。整个办公室在多向性、多渠道的立体交叉的管理网络中居于中心的位置。因此，办公室不同于具体的业务股室。业务股室是部门的执行机构。而办公室则一般不直接参与各项具体业务工作，它是综合管理机构，看上去游离于管理之外，实际上又存在于各种管理之中。
（二）枢纽的地位和作用
办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。如果把一单位比作一个人的话，那么，领导层、决策机构是大脑;业务股室、执行机构是四肢;办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反映给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个肌体的正常运行。办公室实际上就象铁道系统中的枢纽站，水陆联运的交会点。
（三）窗口的地位和作用
办公室是一个单位的总进出口，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。办公室负责接收处理上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和兄弟单位的参观学习，处理各种公务往来，接待人民群众来访等等。一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。本单位领导得到外界的各种信息，一般也是靠办公室这个“窗口”。
总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。
三、办公室工作的性质和特点
（一）性质
办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性和服务性:
1.。
综合性。办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成:
首先是多方面基础工作的组合。办公室的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作，都在办公室综合承办。
其次是多方面信息的组合。办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与综合，并且发挥出信息的综合效应。
第三是多知识、多技能结构人员的组合。由于办公室的工作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。例如:办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比较敏捷地领会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和群众的智慧;从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和较高的政策水平，吃透上情下情,熟悉业务，视野开阔，视觉敏锐，善于思考;从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到;其他方面的工作人员，也要有相应的专业知识与技能。
第四是多学科组成的综合体。办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。
2.。
服务性。办公室除了具有综合性外，还具有服务性。不论是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务;为领导工作服务，为同级、上下级单位服务。服务是做好办公室一切工作的指导思想。
（二）特点
任何事物都有它的特点和规律。从上述办公室的性质中，可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:
1.。
工作政策性强。办公室的重要任务是处理公文，传递信息，办理公务，答复问题。这些都是政策性很强的工作。特别是对于重要公文，重要电话，重要信件，一字之差，就会造成重大差错;说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。
2. 头绪多，综合性强。所谓头绪多，一是接触面广，既要承上启下，又要横向联系;二是工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。所谓综合性强，首先办公室作为综合管理机构,上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。其次，办公室本身就是多功能、多向性的综合体。另外,目标管理、工作总结等也往往先由各股室提出，再由办公室综合。
3.。
要求高，时间性强。办公室要充分发挥助手作用，必须从偏重办文办事转变为既要办文办事，又出谋划策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为主动服务。办公室各项工作如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的服务是不会受到欢迎的。同时办公室人员应有很强的时间观念。没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，
4.。
内容杂，服务面宽。办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务，为实现单位总体计划，管理目标而服务,必须认真落实。
5.。
联系广，协调任务重。办公室处于枢纽中心地位，工作头绪多，涉及面广，来往人员复杂，很多问题都需要办公室来协调或牵头解决。
6. 机要保密性强。办公室保密范围很广，诸如:文件保密、会议保密、传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。另外，办公室人员在领导身边工作;接触机密的机会多，知道机密的时间早，所以办公室的保密工作与办公室每一位成员有直接的关系，办公室人员要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度。
7.。
工作被动性强。办公室的辅助地位决定了它的工作的被动性。办公室工作的被动性主要表现在两个方面:第一，作为领导的辅助层，处于从属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是。第二，办公室又是单位的枢纽，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一方面。
四、办公室的职责和任务
办公室的工作性质和地位作用，决定了其职责涉及的范围很广，头绪繁多。其主要职贡和任务是:
（一）承办职责
从承办的工作内容来看，大体有三个方面:
1. 承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交办的事项。作为办公室，对本级领导层的集体决策和领导同志个人交办事项负有直接的承办责任。有些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便于也不宜承担的事项，也须由办必公室去具体承担、落实。
2.。
承办上一级办公部门交办事项。上级领导机构的办公室向下级机构办公室交办的调研信息、来信来访、自身建设等任务和事项，办公室应主动牵头承办。
3.。
承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项。为了保持领导机构工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机构、领导同志汇报请示问题，往往不应直接去找领导同志本人，而是先找办公室;办公室作为所本单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。
从办公室“承办”的具体形式看，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。
（二）参谋职责
这是办公室在辅助领导决策过程中，应当承担的重要职责具体原因有三点：
1.办公室的工作同领导层的工作同步运行与操作。由于办公室工作的从属性的特点，领导层要抓的工作，也多是办公室着力办的事情，使得办公室的工作与领导同志的工作合拍，从而为办公室辅助领导同志决策提供了便利。
2.办公室与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时向领导同志陈述自己的见解和主张。
3.办公室接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导捉供咨询服务，为当好领导的“参谋”提供了便利。
要正确发挥办公室的参谋职责，还应当注意如下两点:
1.办公室既是领导办事机构的“管家”，又是协助领导决策的“参谋”。作为“管家”，办公室是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会、贯彻的准确性和彻底性作为评价工作优劣的基本指标;作为“参谋”，则要独立地为领导服务，以能提出多少真知灼见作为评价工作成败的根本标志。
2.作为办公室，应当做到领导决策前多参谋，领导决策后多反馈。在领导决策前，办公室要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工筛选，为领导提供可供选择的多种方案;在领导决策过程中，办公室要通过调查研究，收集和整理各个方面的意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据。在领导决策后，办公室还要通过调查研究，了解和掌握决策意见的执行情况，协助领导抓好跟踪反馈，保证决策意见顺利地贯彻落实，或根据客观变化了的形势及时进行调整。
从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室的参谋职能可以分为三种类型:一是“顺向参谋”即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。二是“逆向参谋”，即领导的决策意图不符合实际情况时，办公室所进行的“劝阻性参谋”。三是“侧向参谋”，即领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。
（三）管理职责
对机关行政事务实行管理，是办公室应尽的职责。主要包括以下四个方面。
1.。
文书管理。文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管而进行的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记。批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个流程。
2.。
信息管理。信息工作是领导决策的情报部、掌握工作进度的显示屏、把握工作情况的晴雨表、处理问题的预警器。办公室辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要通过向领导提供适用信息出谋献策来实现。办公室要始终把信息工作作为一项重要工作来抓。
3. 机关财务管理。办公室还负责有关经费的领拔、运用、缴销、管理和监督等经济事务，主要通过合理安排和执行预算，指导、督促各有关股室和人员开源节流，加强财务监督，维护财经纪律，建立健全机关财务管理的各项规章制度，促进机关工作任务的完成和各项业务建设的发展。
4.。
事务管理。作为领导工作的协助者，办公室既要参与政务，又要承办大量的具体事务。既包括为领导开展正常工作所需要办理的各种事项，如召开会议、接待、安排车辆等，也包括为机关工作人员生活事务的有关事项，如组织好机关的文娱体育活动，解决好干部职工的福利等等，办公室都应主动参与或关注。
5.。
信访工作管理。办公室在信访工作中，一是要从实践三个代表重要思想的高度，深化认识，增强责任感。二是要建立和完善有关的规章制度，进一步规范信访工作的程序。三是对来信来访，要坚持做到热情接待，及时处理，最大震限度地减少其重复来信来访和越级上访。四是要加大督办力度，挺高办案质量和结案率。对领导批示和上级有关部门要求上报调查处理结果的信访案件，要建立督办责任制，严格按照信访条例的有关规定，规范信访案件查处情况的上报程序。
（四）协调职责
从工作形式上来分，可以概括为纵向协调、横向协调和内部协调三个方面。即:
1.。
纵向协调。办公室首先搞好纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽，使上令下行，下情上达。办公室在这方面的职责主要体现在:当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行;当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解，要以认真负责的精神去做解释、说服工作;当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致。
2. 横向协调。即致力于同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须办公室先修改、审阅，进行协调，统一口径，以免下级难以适从;业务部门的一些主要工作部署、安排，如召开请领导同志参加的会议，开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生。
3.。
内部协调。内部协调很重要，只有办公室内部的的全体干部职工能够和谐相处，配合工作，办公室的工作才能真正得心应手。办公室还要强调合理的分工，根据干部职工的特点和长处，充分发挥其每一个人的作用，办公室的工作才有生机和活...
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